Office 和 WPS——办公样样行 #

欢迎来到《你缺计课》软件篇！在基础篇我们介绍了最最基本的电脑操作，例如文件管理和软件安装。而在软件篇中，我们会「介绍」一些软件。这里的「介绍」并不是教你怎么用这个软件，而是简要说明这个软件是干什么的、有什么特点，以及为什么我们会介绍它。请注意，《你缺失的那门计算机课》不是任何软件使用教程的替代品。

让我们从最常见的办公软件——Office 和 WPS，来开始我们的软件篇旅程。在阅读完这一部分后，你能找到下面这些问题的答案：

• 下面五个名词之间的关系：Word、PowerPoint (简称 PPT)、Excel、Office、WPS。
• Office 版本好多，我该选哪个？2003？2007？2019？
• 为什么我电脑上自带的 Office 点开之后却打开了一个网页 / 购买链接？
• Office 怎么安装？为什么还要花钱购买？
• WPS 跟 Office 有什么区别？我如何在它们当中选择？

我们绝大多数人使用电脑，都逃不开「文档写作」「幻灯片制作」「表格处理」这么三件事。也许你早已会用 WPS，或者 Word、PowerPoint 以及 Excel 这些再熟悉不过的软件来做这三件事，但这些软件背后的故事或许并不为你所知晓。

需要强调的是，这部分并不是一份 Office 软件教程。我们不会介绍有关 Office 和 WPS 具体的使用方法——如果想要学习这些软件，不妨在看完本章后，按照 怎样寻找优质的教程 所介绍的方法去寻找 Office 的使用方法。

Microsoft Office #

Microsoft Office 是由微软开发的办公软件套装。称它「软件套装」，是因为 Microsoft Office 是一系列软件的组合，而非一款单个的软件。Microsoft Office 一般被人们直接简称为「Office」。Office 包含了一系列面向办公领域的子软件：

• Word，用于制作电子文稿；
• PowerPoint（往往俗称「PPT」），用于制作幻灯片；
• Excel，用于制作表格和进行数据处理；
• OneNote，用于制作数字化的笔记，可以搭配触摸屏、手写笔和数位板等使用；
• Access，用于制作和管理数据库；
• Publisher，用于设计出版物；
• Visio，用于绘制流程图、示意图等图形；
• ……

上面列表中的前三者，即 Word、PowerPoint 和 Excel，是 Office 套装中人们耳熟能详的三个子应用，民间又俗称「Office 三件套」。它们三个能满足普通人大多数的基本办公需求，具有庞大的用户群体；相比之下，其他的 Office 子应用往往有些专业而复杂，使用的人相对不多，因而很多时候都没什么人安装。

目前（2024 年），最新版本的 Office 三件套的软件图标如下图所示。

Office 的历史与版本 #

Office 是一款历史悠久的软件套装，它诞生于二十世纪八九十年代。传统上，Office 使用发行的年份作为版本名称。

Office 2003 是十分经典的一代 Office。与现在的 Office 软件界面有很大不同，Office 2003 的功能按钮是一排排地「罗列」在软件界面上方的。下图是 Word 2003 的软件界面，在你的回忆中，是否有这样的画面呢？

经典归经典，由于年代实在太过久远，在今天（2024 年），除了部分尚未更新的中小学「信息技术」课堂等少见场景外，我们几乎很少再见到这一版 Office。

Office 2007 同样是经典的一代 Office。自 Office 2007 开始，Office 软件采用了一种新的用户界面，将各种各样的功能根据种类分列在不同的「标签卡」中，排列在界面上方。这种「大标签、大按钮」的结构称为「Ribbon」。直到今天，Office 的软件界面仍然有着 2007 版本的许多影子。另一方面，这种新的界面与 2003 版及其之前的版本有着很大的不同。出于这个原因，当时许多人不愿意转向新版本。下图是 Word 2007 的软件界面。

不难发现，Ribbon 界面的主要特点是：功能按钮按照一定的分类分置于不同的「选项卡」中，在软件上方错落排开，与 Office 2003 那种按钮一排排罗列的操作方式大相径庭。

Office 2010 与 Office 2007 在软件界面和风格上并没有什么很大的差别。在 2021 年以前，我国计算机二级考试 Office 科目使用的就是 Office 2010 版本，因而下面的 Word 2010 软件界面想必许多读者都不会陌生。

自 Office 2013 开始，Office 的界面画风放弃了原来有些许立体感的「拟物」风格，转向了完完全全纯色块与简单几何图形构成的「扁平」风格，不过操作逻辑仍然继承了自 Office 2007 以来的那一套。不仅如此，后来将近十年内推出的版本——Office 2013、2016、2019 乃至 2021，都有着相同的界面设计风格。（虽说「科技以换壳为本」，但这连壳都没怎么换。） 下图是 Word 2016 的软件界面。

而到了 2024 年，为了配合 Windows 11 的风格，微软在这一年的 Office 版本中稍稍更改了界面设计，采用了所谓「Fluent」的设计理念。虽然操作界面大体上仍然沿用了 Ribbon 设计，但标题栏拓宽、加入搜索框，上方的 Ribbon 菜单也加入了圆角与阴影，给人以「立体浮动」的感觉。下图就是 Office 2024 的界面。

在 Office 转向扁平风的那几年中，除了这种传统的「年份」Office，微软还推出了一种不断迭代更新的「Office 365」（现改名为「Microsoft 365」）。Office 365 采用持续「滚动更新」的策略，不再使用年份命名，这样始终能获得最新的功能。不过，事实上，Office 365 与年份版本 Office 的最大区别还是在于各项「云服务」，例如文件跨设备同步等。

自 2021 年开始，我国计算机二级考试 Office 科目使用了 Office 2016 作为考试软件。如上文所言，Office 2013—2021 乃至 Office 365 的软件界面和操作体验都没有明显的区别，故读者在练习时若实在没有 Office 2016，可以选用其余版本作为替代。

Office 的文件格式 #

在 Office 2003 及以前版本中，Office 三件套使用的文件格式的扩展名为 doc、ppt 和 xls。而自 Office 2007 开始，微软推出了一套新的 Office 文件格式——「Office 开放 XML 格式」（Office Open XML，简称「OOXML」），对应的扩展名是 docx、pptx 和 xlsx，如下表所示。

尽管新格式看起来扩展名只是多了个字母 x，但是与旧版格式是完全不兼容的。Office 2007 以及之后的各版本，可以打开新旧两种格式的文档，并且在保存文件时可以选择保存为新旧两种格式中的某一种。下图中，上方「Word 文档 (*.docx)」便是新格式，而下方「Word 97-2003 文档 (*.doc)」则是旧格式。

新格式（即扩展名带 x 的那些格式）相比旧格式支持更多的功能和排版特性。在今天人们普遍使用 Office 2007 及以上版本的情况下，我们建议始终为自己的文档选用新格式，除非你有明确的理由去选用旧格式，例如接收方指定了文件的扩展名。自 Office 2007 以后的 Office 都是默认保存成新格式的。

Office 的购买和安装 #

Office 是付费软件。对于 Office 365，其付费方式是「订阅制」，每年都需要付费才能使用；对于年份版本的 Office，则采用「买断制」，一次购买便可永久使用。同一版本的 Office（例如 Office 2019），又根据包含子应用的多少、高级功能的有无、售后服务的等级等，分为不同的档次。例如「家庭与学生版」只包含 Word、PPT 和 Excel 三件套，没有 VBA 等高级开发功能；「专业增强版」则包含几乎所有的 Office 功能，但售价高昂。下图是在微软官网购买 Office 365 的产品介绍页面。

如果需要购买 Office 365，可以前往 微软官网 或者 Microsoft Store 进行购买。如果你是大学生或大学教职工，或许你所在的学校已经为你们批量购买过正版 Office 软件。此时，你可以通过查阅自己学校官网，或者咨询学校网络信息中心、正版软件服务中心等有关部门来了解正版 Office 的获取方式。下图是某学校正版软件平台的截图，在这里可以获取到正版的各版本 Office。

今天，许多笔记本电脑和品牌机台式机在出厂时会附赠用户一套正版 Office 软件。这种情况下，机器首次开机后就内置了 Office 软件（通常包含 Word、PowerPoint 和 Excel）我们只需要启动它们，按照软件的提示，登录或创建一个自己的微软账号，即可完成正版验证。不过，如果你是在电脑城组装的电脑，或者使用的非品牌零售渠道的机器，那么很可能没有这项福利。下图是在电商平台购买某笔记本电脑时的 Office 附赠提示。

Office 软件的安装方式比较简单。取决于你获取到软件的方式，如果你是通过 Microsoft Store 购买的 Office，那么直接在 Microsoft Store 点击「安装」就可以完成 Office 软件的安装。对于通过其他官方途径获取的 Office 安装器，大多数情况下也只需要简单地双击并按提示操作即可完成安装。

Office 这种软件自然免不了被盗版的命运。但是除了常规的盗版之外，在互联网还上有很多民间二次打包的「优化版」「精简版」「修改版」Office，它们在直接安装后，无需更多操作就能免费使用。我们非常不建议大家使用这样的 Office 软件——除了「盗版」本身不值得提倡外，这些二次打包的 Office 往往经过一些「魔改」，这可能导致少数情况下软件工作不正常甚至无法使用。此外，这些魔改 Office 往往会有一些使用上的不便，例如每次启动时触发 UAC 弹窗（弹出窗口「你要允许此应用……」），以及文件关联莫名失效等。更有甚者，某些来历不明的 Office 软件很可能含有各种各样的病毒。下图是当我们试图在某网站上下载一个「Office 2007 三合一精简版」时，知名杀毒软件卡巴斯基弹出的提示。

「网页版」 Office #

即使你没有购买和安装过 Office，你或许仍会发现电脑的「开始菜单」中有 Office 甚至 Word、PowerPoint、Excel 等软件的图标，如右侧所示。如果你尝试去点击这些 app，会发现打开了一个网页。在这个页面按提示登录微软账号，最后会来到这个页面：

这是微软提供的免费的「网页版」Office，类似于腾讯文档或金山文档等网页产品。点击左侧的 Word、Excel 等图标，会打开对应的网页版应用。这些网页版的 Office 可以免费使用，但功能受限，且只有在网络良好时才能正常工作，故只能作为没有安装 Office 的应急替代品。

这个「网页版」Office 本质就是几个链接，没有软件的本体，是可以卸载的。卸载方式可参见 基本维护和安全防护。

选择 Office 的原因 #

在今天，Office 文件格式（即 doc、pptx 等文件格式）在人们的日常工作中有着绝对无可动摇的地位——绝大多数的工作资料都是通过这套格式的文件进行交换的。Office 作为推出这套格式的本家，自然与这套格式最为契合。因此，选择 Office 的最主要原因，便是它对 Office 文件格式的无缝支持。WPS 尽管对这套格式也有着相当高的支持度，但在少数情况下，仍然会出现排版错乱、内容丢失等情况。至于其他办公软件，大多对于 Office 文件格式的支持只能说「勉强」。

选择 Office 的另一个原因是，Office 作为微软自家出品的软件，在 Windows 操作系统上具有相对出色的性能表现和操作体验。在一众办公软件中，Office 的操作手感比较舒适，且与 WPS 相比，Office 界面简洁、没有繁杂的广告和其他多余功能。

WPS Office #

WPS Office 是除了微软 Office 自身外，对 Office 文件格式（包含新旧两种格式）支持最好的办公软件，可以说没有之一。人们一般会把 WPS Office 简称为「WPS」，它包含三个主要的子组件，分别是「WPS 文字」「WPS 演示」和「WPS 表格」，依次对标 Office 套装中的 Word、PowerPoint 和 Excel。WPS 使用类似于 Office 的界面，默认使用 Office 文件格式进行文件保存，因而在大多数情况下都可以作为 Office 的替代品。

WPS 的历史 #

WPS 是由 金山公司 开发的国产免费软件，但与很多人的臆想不同，WPS 并不是靠「模仿」Office 起家的。1989 年，香港金山公司的年轻工程师求伯君开发了一款中文文字处理系统（word processing system, WPS），名叫「Super-WPS」，一经出现，风靡全国，几乎占据了中国文字处理软件市场的绝大部分份额。下图是 Super-WPS 的启动界面。

但彼时的 Super-WPS，运行在 DOS 系统上（就是那个「漆黑的屏幕上闪烁着 C:>_」的操作系统），所以使用起来并没有今天的 WPS Office 这般方便与所见即所得（What you see is what you get，简称 WYSIWYG）。在编辑状态下，你没有办法看到文本真正在纸上呈现的样子，要想知道效果，必须切换到「打印预览」模式，而这个模式又无法直接编辑内容。不过，虽然麻烦，但比一无所有还是好上许多。下图左侧是编辑模式，右侧则是「打印预览」模式。

1990年，微软发布了首个面向 Windows 平台的 Office 版本。然而，由于当时 Office 对中文的支持不够完善，而市场早已习惯使用 Super-WPS，Office 在中国并未引起太大的反响。据传，为了与 WPS 争夺市场份额，微软与金山达成了共享协议，使双方可以交叉使用彼此的文件格式。这一协议让 WPS 得以兼容 Office 文件，但也让微软凭借其庞大的体量优势以及对盗版的放任态度，迅速占领了中国文字处理软件的绝大部分市场。自此，WPS 在激烈的竞争中逐渐失去了市场主导地位。

为了应对这一局面，WPS 开始向微软的 Office 学习，从最初的单一「文字处理系统」发展为与 Office 类似的综合办公软件套装，并在操作界面上向 Office 靠拢，以提升用户的使用习惯与兼容性。如今，WPS 已不仅仅是一款办公软件，更融入了「协作办公」「云服务」等多项增值功能，逐步构建起了一套完整的办公解决方案体系，在竞争中重新找到了自己的定位与市场机会。

选择和不选择 WPS 的理由 #

WPS 对 Office 文件格式有着高度的兼容性，这意味着在绝大多数情况下 WPS 都可以作为 Office 软件的替代品。而 WPS 的界面与同时代 Office 软件的界面高度相似，下图是 2024 年末最新版本的 WPS 的截图。所以，对于大多数 Office 软件中的操作，WPS 中的操作方式都是相同或近似的。此外，WPS 是免费软件。这意味着，你可以在没有任何额外成本的情况下合理合法地使用它¹，同时获得对 Office 文件格式的最大兼容度并保持 Office 的使用习惯。

WPS 针对中国用户的使用习惯推出了一系列额外功能。例如，WPS 有一套自己的模板库。在其中，你能找到各种各样的适合不同场景的文稿、幻灯片和表格模板，并将它们应用在自己的文档之中（可能需要额外付费）。在一些情况下，使用这些模板能够省时省力地制作出精美的文档。又比如，WPS 提供了自己的云服务平台（金山文档），借助金山文档能够实现多人协同编辑文件等高级功能。下图是 WPS 提供的部分模板。

然而，作为国产软件的 WPS，自然有着一系列国产软件常有的问题——例如，一些广告和「不登录不给用」。在上一小节的 WPS 主界面截图中，可以看到整个 Ribbon 区域的按钮都呈灰色状态，下方还有显眼的登录提示。只有在注册并登录一个金山办公账号之后，才能使用完整的应用功能。对于那些注重数据私密性的用户来说，这无疑是一个极大的缺点。

练习 #

1. 你电脑上安装有 Office 吗？你能熟练地使用它们吗？你知道你所使用的 Office 软件的版本吗？
2. 你有使用过 WPS 吗？如果有，试试探索它提供的各种模板。
3. 前往电商平台查看一些笔记本电脑的商品详情，看看它们是否有将正版 Office 软件一并附赠。